Estabelecer rotinas contábeis é o primeiro passo para o sucesso financeiro da sua empresa. A rotina contábil garante que a organização esteja sempre em dia com as suas obrigações, evitando problemas com as autoridades fiscais.
Uma boa rotina contábil também significa mais dinheiro em caixa, já que o uso dos recursos é otimizado.
As rotinas contábeis devem ser observadas desde a abertura da empresa, de acordo com o segmento, regime tributário escolhido, localização e número de funcionários.
A organização é fundamental para a continuidade nos negócios. De acordo com o Mapa de Empresas, elaborado pelo Ministério do Desenvolvimento, Indústria, Comércio e Serviços (MDIC) em parceria com o Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro), foram encerrados 736.977 CNPJs no primeiro quadrimestre de 2023.
Em contrapartida, no mesmo período, de janeiro a abril, foram abertas 1.331.940 empresas no Brasil, totalizando mais de 21 milhões de CNPJs ativos em todo o território nacional.
Neste artigo, vamos apresentar as principais atividades que devem fazer parte das rotinas contábeis das empresas. Em caso de dúvida, clique aqui e mande sua pergunta.
Atividades que devem constar nas rotinas contábeis de toda empresa
As rotinas contábeis coletam os dados gerados no dia a dia da empresa para utilizá-los em análises de desempenho, relatórios, escrituração fiscal, obrigações trabalhistas etc.
Aliás, se você ainda não abriu sua empresa, busque a assessoria contábil antes de qualquer decisão. É o contador que irá te orientar sobre a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) e o melhor regime tributário para o seu caso. Além, claro, de elaborar o contrato social e cuidar dos registros necessários nos órgãos competentes.
Voltando às atividades que devem fazer parte das rotinas contábeis, confira as principais:
1) Escrituração contábil e tributária: registro de todos os lançamentos fiscais e contábeis ocorridos na empresa;
2) Entrega e controle das obrigações acessórias: declarações que devem ser entregues às autoridades municipais, estaduais e federais, prestando contas sobre suas atividades;
3) Assessoria trabalhista: garantia de que a legislação está sendo atendida, como o recolhimento do FGTS, cálculo de adicionais, de férias, exames de admissionais e demissionais etc.
Rotinas contábeis de acordo com os principais regimes tributários
Elaboramos um panorama das principais atividades que devem ser realizadas de acordo com o regime tributário.
Começaremos apresentando a rotina que deve ser adota pelo Microempreendedor Individual (MEI). É ela que permitirá que o microempreendedor elabore um bom planejamento financeiro. O que acarreta em maior controle das finanças e cumprimento das obrigações tributárias.
1 – Passo a passo para a rotina contábil do MEI:
– Registro do fluxo de caixa (facilitará o preenchimento das declarações obrigatórias);
– Pagamento da guia DAS-MEI;
– Emissão de nota fiscal;
– Relatório mensal das receitas;
– Informações de folha de pagamento, quando tiver empregado registrado;
– Declaração de Faturamento Anual;
– Observar o limite de compra;
– Verificar a necessidade de pagamento da diferença de alíquota em compras interestaduais.
2 – Passo a passo para a rotina contábil do optante do Simples Nacional:
– Emissão de nota fiscal;
– Escrituração fiscal e contábil;
– Emissão e pagamento do DAS: emitir e recolher – mensalmente – a guia de tributos devidos (IRPJ, IPI, CSLL, ISS, CPP, COFINS, ICMS e PIS);
– Alimentar o eSocial com as informações devidas, como a DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos), a DES (Declaração Eletrônica de Serviços (somente se a empresa prestar serviços), a DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte) e a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais).
3 – Passo a passo para a rotina contábil das empresas enquadradas no Lucro Presumido:
– Emissão da DCTF. A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais deve ser enviada mensalmente para a Receita Federal;
– Escrituração fiscal digital: enviar os arquivos digitais com as informações e registros sobre as contribuições PIS/Pasesp, COFINS e ICMS;
– Envio da GIA. A Guia de Informação e Apuração do ICMS deve ser enviada mensalmente até o dia 10;
– Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída. O informativo deve ser entregue mensalmente;
– Preenchimento do eSocial: registro de dados trabalhistas sobre todos os colaboradores da empresa;
– DCTFWeb. Também deve ser mensal. É a declaração de dívidas e débitos referente à constituição do crédito previdenciário e contribuições destinadas a terceiros.
Fique de olho no calendário
Apresentamos, agora, as principais obrigações mensais. Este calendário serve apenas como parâmetro, pois cada caso deve ser analisado individualmente.
Geralmente até dia 7 = FGTS e DAE
Geralmente próximo ao dia 10 = ISS
Dia 20 = DAS, IRRF, CSRF (PCC), INSS (GPS) e CPRB
Geralmente dia 25 = PIS E COFINS
Até último dia do mês = IRPJ, CSLL
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